Comment réaliser un audit de conformité ?
Un contrat peut être parfaitement rédigé alors que la pratique de l’entreprise ne l’est pas. Des délais de paiement excessifs peuvent ainsi apparaître dans les factures, une remise peut être appliquée différemment de ce que prévoit la convention commerciale ou un distributeur peut, dans les faits, subir des consignes de prix.
C’est précisément l’intérêt d’un audit de conformité : confronter les règles applicables non seulement aux documents de l’entreprise, mais également à ses pratiques effectives.
Dans quels cas réaliser un audit de conformité ?
L’audit peut être réalisé à titre préventif, notamment avant un contrôle de la DGCCRF, mais également à l’occasion d’une opération de cession ou d’acquisition. Il permet alors de mieux identifier les risques réglementaires susceptibles d’affecter l’activité ou la valorisation de l’entreprise.
Il peut aussi être ciblé sur une difficulté particulière : remontées de consommateurs, pratiques commerciales historiques, modification du réseau de distribution ou changement de réglementation.
Son périmètre dépend donc de l’activité et des risques identifiés.
Quels domaines faut-il auditer ?
En matière de droit économique, trois blocs méritent généralement une attention particulière.
1. Les relations commerciales
L’audit peut porter sur la facturation, les conditions générales de vente, les délais de paiement, les pénalités logistiques ou encore la formalisation de la négociation commerciale.
À titre d’exemple, l'article L. 441-10 du Code de commerce encadre les délais de paiement entre professionnels et prévoit notamment qu'un délai convenu ne peut, en principe, excéder 60 jours après l'émission de la facture, avec la possibilité de prévoir 45 jours fin de mois sous certaines conditions.
Pour les relations entre fournisseurs et distributeurs ou prestataires de services entrant dans son champ d'application, l'article L. 441-3 impose par ailleurs une convention écrite mentionnant les obligations réciproques auxquelles les parties se sont engagées à l'issue de la négociation commerciale.
L’audit ne doit donc pas seulement vérifier l’existence des conventions. Il faut confronter celles-ci aux factures, avoirs, conditions de règlement et pratiques effectives.
2. Le droit de la concurrence
Un autre volet consiste à rechercher les pratiques susceptibles de caractériser une restriction de concurrence.
Dans un réseau de distribution, par exemple, le contrôle peut porter sur les mécanismes de détermination des prix de revente : prix conseillés, remontées d’informations tarifaires, communications adressées aux distributeurs ou pratiques de contrôle des prix.
L’enjeu est ici particulièrement opérationnel : ce n’est pas uniquement la rédaction des contrats qui doit être examinée, mais également les instructions et pratiques effectivement mises en œuvre.
3. Les pratiques à l’égard des consommateurs
Pour une entreprise B2C, l’audit doit également examiner le parcours client.
Il peut notamment porter sur les CGV, CGU, informations précontractuelles, tunnel de commande, modalités de paiement, droit de rétractation, garanties et communications commerciales.
Pour un site commercialisant des compléments alimentaires ou des cosmétiques, la revue peut être étendue aux fiches produits et aux allégations utilisées. La conformité juridique d'un produit ne se limite en effet pas nécessairement à sa composition : sa présentation et sa commercialisation peuvent également soulever des risques.
Comment conduire concrètement l’audit ?
Une méthode efficace consiste à procéder en quatre temps.
1. Cartographier les risques.
Il faut identifier les réglementations applicables en fonction de l’activité, des produits commercialisés, des circuits de distribution et des clients concernés.
2. Réunir les documents pertinents.
Contrats, CGV, conventions commerciales, factures, avoirs, supports marketing, procédures internes ou pages du site internet peuvent être examinés selon le périmètre retenu.
3. Contrôler un échantillon de pratiques.
Une revue documentaire seule peut être insuffisante. L’analyse d’un échantillon pertinent de factures, commandes ou dossiers clients permet de vérifier si les procédures sont effectivement respectées.
4. Formaliser les écarts et les mesures correctives.
Le rapport d’audit doit distinguer les pratiques conformes, les écarts constatés et les risques associés. Il est utile de hiérarchiser ensuite les actions correctives en fonction de leur urgence et du niveau d’exposition.
L’audit doit déboucher sur des corrections concrètes
Un bon rapport d’audit n’est pas une simple liste de textes applicables.
Il doit permettre à l’entreprise de savoir ce qu’elle doit corriger, pourquoi, et dans quel ordre : modifier une clause, revoir un processus de facturation, sécuriser une pratique tarifaire, adapter un parcours de vente en ligne ou mettre en place un contrôle interne.
L’audit devient ainsi un outil de prévention permettant de corriger les écarts avant qu’ils ne soient révélés à l’occasion d’un contrôle administratif, d’un litige commercial ou d’une opération d’acquisition.
FAQ
Quand faut-il réaliser un audit de conformité ?
Il peut être réalisé périodiquement ou lors d’un événement particulier : acquisition ou cession d’entreprise, évolution réglementaire, modification des pratiques commerciales ou préparation à un éventuel contrôle administratif.
Quels documents faut-il vérifier ?
Le périmètre dépend de l’activité. Il peut notamment comprendre les contrats, CGV, CGU, conventions commerciales, factures, procédures internes, supports publicitaires, fiches produits et éléments du parcours d’achat.
Faut-il contrôler toutes les factures de l’entreprise ?
Pas nécessairement. Selon l’objectif et le niveau de risque, l’analyse d’un échantillon pertinent peut permettre d’identifier des pratiques récurrentes ou des écarts nécessitant des investigations complémentaires.
Que doit contenir un rapport d’audit ?
Le rapport doit identifier les règles examinées, les contrôles effectués, les éventuels écarts constatés et les actions correctives recommandées. Une hiérarchisation des risques permet de traiter en priorité les non-conformités les plus sensibles.
Un audit est-il utile avant un contrôle de la DGCCRF ?
Oui. Un audit préventif permet notamment d’identifier les pratiques présentant un risque réglementaire et de mettre en œuvre, lorsqu'elles sont nécessaires, des mesures correctives avant tout contrôle.
